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你的职业档案

史蒂夫布兰望2020年12月30日

Clive Maxfield和Adam Taylor最近 发布了一系列博客帖子 如何获得和保持工程工作,通过早期职业阶段讨论高中的准备。我有 刚开始新的工作,并希望在特定的情况下添加一些信息 改变工作的方面,就业背景检查。

在过去的10年里,我已经改变了几次工作。其中三个工作包括最近的两个工作,并作为标准招聘流程的一部分进行了背景检查。前两个包括药物测试。

这些不是敏感的职位或类似的东西,它们只是典型的软件工程工作。但 在美国,这已成为更常见的做法。

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完成其中一个支票可能比你的简历更多,并且在试图获得工作的中间收集所有所需信息可能是困难和压力。

本篇文章的目的是概述您需要跟踪职业过程所需的信息,以帮助您简化过程并最大限度地减少压力。我称之为 职业档案馆.

我的经验

这些检查所需的一部分文件的重要部分 包括特定工作的财务记录,作为工作历史证明。在一个案例中,我被指示减少具体的财务细节;他们是 只对官方记录的日期感兴趣。它尚不清楚如果 其他人也希望薪资历史证明。

这补充说A. 对工作申请过程的重要一步,最重要的 在线申请表格雇主要求您填写完全在您的恢复上提供的信息(幸运的是,在线应用程序系统在自动填充上传的恢复时填写更好)。

填写在线背景检查表格就像工作申请之间的交叉,申请抵押贷款和 做你的税收,都卷成一个。有些人可能会发现它过于侵入性。

不可避免地,有可怕的紧急:更多信息所需的电子邮件。这触发了更多文件的疯狂争夺。

但是,您对此感觉,它需要很多详细信息。这为您应在职业生涯中可用的信息增加了新的维度。

旧的职业档案

在此之前,您的雇用文件是典型工作 由最多三件事组成:

  • 简历,你维持的那样 工作历史记录。
  • 用于背景和工作历史验证的引用和过去雇主的联系信息。
  • 高中或大学成绩单或文凭作为教育文件。

这是您职业档案的唯一程度。

此模型有两个问题:

  • 人们可以伪造  工作或教育历史,包括参考资料和 education records.
  • 雇主并不总是做好验证信息,所以接受伪造的信息。

由于申请人向雇主提供了所有信息,因此没有独立的信息来源。愿意撒谎的申请人可以说出他们想要的任何东西。 典型的滥用是细节的通货膨胀,或与不存在的工作或教育历史的点缀。

雇用贫困行为或缺乏资源做足够工作的雇主没有保护候选人是真实的。

新职业档案

现代就业背景检查是一种克服这些问题的方法,使用有足够的资源来完成工作的第三方服务。它们提供更严格,统一的验证 processes, and cross check 与独立来源的信息。

这需要更详细的信息。申请人仍然是该信息的来源,但它 包括更独立验证的详细信息。财务记录是这些细节的主要来源之一。

新职业档案 因此需要更详细。良好的记录保持变得更加重要。 

了解要提前的记录是什么,当您在未来的某个时候需要提供背景检查的所有信息时,将更容易。

最好的策略是在获得它的时候捕获信息。这是最容易记录的时候,而不是在截止日期之后不得不去追捕它。

归档内容

你应该在你的职业档案中保留什么?保留三种类型的信息:

  • 特定工作信息
  • 教育信息
  • 一般个人财务信息

保持纸张和电子副本的一切。

不同背景检查可能会要求不同的东西,因此您可能不需要提供所有这些信息。这些建议涵盖了最大的信息集 您可能需要主要信息和备份信息 如果有问题验证任何内容。

目标是能够为他们可能会提出的所有问题提供可验证信息,但受当地的就业和隐私法以及您自己的舒适度。

请注意,这是基于我的个人体验,这是非常美国的体验。我不知道这是否适用于其他国家。您认为应该包括您觉得的特殊信息,也许是您的行业或地区的常见。使用此作为起始指南并适当地定制它。

如果您有任何纪律事件,请确保有关结果的文件。请记住,一部分背景检查过程是找到雇主不应该雇用您的原因,所以如果有的情况,您希望能够展示这一点。

特定工作的记录

每次工作,保留纸张和电子副本 以下信息是当时开始和结束作业的当前快照,以及公司内的任何转移:

  • 公司邮寄地址,主电话号码和一般联系人电子邮件。对于大公司而言,这可能包括总部和当地附属信息。
  • 部门电话号码和人力资源和工作区的电子邮件。
  • 个人工作电话号码和电子邮件,所有人力资源和管理人员参与您的雇用,您在雇佣过程中的工作以及您的出发。
  • 提供信件和合同,包括任何修正案和辞职信件。
  • 您签署的所有文件。
  • 第一次薪水。
  • 最后的薪水。
  • 纪律记录和结果。

如果你 worked as a contractor, be sure to include information on any third-parties involved, such as contract houses or agencies.

教育记录

对于您参加的每所学校,从高中通过研究生水平, 保留以下信息的纸张和电子副本:

  • 学校邮寄地址,主要 电话号码,以及一般联系电子邮件。对于大型学校系统,这可能包括主要和本地校园信息。
  • 部门电话号码和电子邮件为您的学术 area.
  • 个人工作电话号码和所有行政和学术的电子邮件 参与您的学习的人员。
  • 转录物。
  • 文凭和证书。
  • 纪律记录和结果。

一般个人财务记录

保留纸张和电子副本 雇用所涵盖的每年的以下信息:

  • 税务记录(在美国,这是W-2形式)。
  • 纳税申报表 (在美国,这包括 联邦形式,如1040和补充形式,以及任何州和地方回报)。
  • 纳税抄本(在美国,这是纳税申报表的备份或替代形式,可从IRS获得 //www.irs.gov/individuals/get-transcript;我是 available from 2016 on).

长期的关注

联系信息

联系信息提出了特殊的挑战。很难挖掘 后来,也可以随着时间的推移而变化。所以一旦你得到它,就可以抓住它,但准备将来更新它。

这可能很困难 返回并挖掘旧电子邮件和文书工作的过去的工作联系方式。您可能只与一个或两个TA(人才收购)或人力资源(人力资源)互动 人们在招聘过程中,然后在你的任期期间只有一个或两个经理。您可能已经忘记了他们的一些名字或不保留其联系信息的记录。

进一步,这些人 可能会改变角色或离开公司。 单个电话和电子邮件信息可能 不再有效。幸运的是,就业验证通常由某种人力资源部门进行,通常通过主要公司或部门联系信息来访问。 

更有问题是公司不再存在的情况。它可能已经失业或可能被另一家公司收购(可能已被别人收购!)。您可能需要查找最新信息的最新信息 company.

当背景检查难以跟进联系信息时,金融记录可能特别有用。

记录存储媒体

在我的40年开发软件中,我使用以下存储介质恢复:

  • 5.25“软盘
  • 3.25“软盘
  • 拉链驱动器
  • 可写的DVD
  • 外部硬盘驱动器
  • 闪存驱动器
  • 云储存

未来40年的未来将是什么?更重要的是,有能够从旧媒体上检索信息吗?保留您无法访问的电子记录并没有任何好处。

纸质是最终的长期档案存储。无论当天的技术如何,它都是可读的。因此,保留 所有原始纸质文件。

此外,由于许多文档如优惠字母和工资记录,现在是电子,打印出硬夹。 墨水可以逐渐消失,主要来自曝光或水分,因此将所有纸质文件存储在储物柜或抽屉中的文件夹中。可能需要定期刷新 通过打印出新的纸张副本。

由于背景检查通常需要提交文件的文档,扫描所有纸质原件。流行格式可以改变。可能需要通过扫描在新的内容通过扫描来刷新电子副本。目前,一些系统接受诸如JPEG等图像格式,但有些系统仅接受PDF。

这一切都意味着您需要访问打印机和扫描仪,并且可能需要随时间访问更新的更好。

确保所有表单中的所有副本都包含任何日期,信头,徽标, 如果可能的话,在高分辨率中,可以以高分辨率显示它们的姓名,标题,邮票,压印和贴纸,以便它们出现在扫描图像上的最佳程度(这 也可以使防欺诈安全标记出现,例如显示“空白”的薪水。这一切都用作视觉 证据表明这些是真正的文件。

随着新存储媒体的流行,将存档复制到它们。这意味着您可能需要访问新媒体和新媒体的更新和更好的个人计算机设备。

如果你 compress or encrypt 你的存档,确保 您用来解压缩的软件 仍然会在较新的设备上工作。您可能需要用新软件重新加密/重新加密新鲜副本。

请记住,我们正在谈论您在整个职业生涯的过程中要保持几十年的信息。

删除版本

一些背景检查将要求进行重新编制实际财务细节的记录。这是可能的 需要其他信息 to be redacted.

确保您有办法将来提供冗余版本。有两种简单的方法可以创建以下方法:

  • 打印 纸副本。标记要编辑的细节 用沉重的永久性标记,覆盖它们 用不透明的胶带或纸条,或物理切割它们 从页面。扫描删除的副本。
  • 制作电子文档的文件副本。在油漆或图像处理程序,覆盖或擦除 副本中的信息。

每当您向存档添加新文档时,您可以提前执行此操作,或者您可以在请求时执行此操作。

保持备份

无论您使用的存储介质如何,请保留多个单独的备份副本。你可以使用不同的 媒体,只要他们目前正在读取。

在单独的位置保持备份。储存在特定位置的所有介质可能会导致丢失 fire, 盗窃或自然灾害。

云存储公司可以拥有服务中断或退出业务。他们的备份和恢复程序可能不足。数据存储 它们可以暂时或永久地无法进入。

您的最佳保护是生物多样性,即在不同的地点和服务中以不同形式存储数据。虽然这可能看起来过多的工作记录,但你应该用全部做到这一点 您希望长期保留的数据,就像你写的那个小说一样。否则,期待它 在某些时候消失。

在添加新媒体时,请务必添加备份。


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